Rechenschaftslegung

Im Jahr 2003 erfolgte eine Verschärfung des Parteiengesetzes. Dies führte dazu, dass die Landesschatzmeister als Landesschatzmeisterkonferenz beschlossen, ein einheitliches zentrales Buchhaltungsprojekt einzuführen. Seitdem werden alle Buchhaltungsunterlagen der Bezirks-, Kreis- und Ortsverbände, die von den nachgeordneten Gliederungen eingereichten Belege anhand einer einheitlichen Buchhaltungssoftware vom Liberalen Parteiservice in Bonn verbucht. Fortan werden alle Buchhaltungsunterlagen an das Buchungszentrum des LiPS in Bonn geschickt. Nach der Verbuchung der eingereichten Jahresbuchhaltungsunterlagen der Gebietsgliederungen wird der Rechenschaftsbericht erstellt und fließt dann in den konsolidierten Rechenschaftsbericht der Gesamtpartei.

Die Bundespartei ist gemäß § 19a Abs (3) dazu verpflichtet, einen konsolidierten Rechenschaftsbericht zum 30. September des Folgejahres beim Präsidenten des Deutschen Bundestages einzureichen. Die vertiefte und quantitativ wesentlich aufwändigere Prüfung muss deshalb frühzeitig gegen Mitte des Jahres beginnen, weshalb die Gliederungen gehalten sind, bis zum 31.5. des Folgejahres ihre Buchhaltungsunterlagen einzureichen. Die Verpflichtung des Bundesschatzmeisters zur Rechenschaftslegung für die Gesamtpartei ergibt sich aus dem Parteiengesetz (PartG) und ist dort in den §§ 23 ff geregelt. Die vertiefte und quantitativ wesentliche aufwändigere Prüfung durch die Wirtschaftsprüfer ist im PartG § 29 (1) geregelt. 

Modernes Arbeiten

Reicht eine Partei ihren Rechenschaftsbericht nicht fristgerecht ein, verliert sie endgültig den auf Zuwendungen bezogenen Anspruch auf staatliche Mittel (Verfall des Zuwendungsanteils). 

Das Gesetz erwartet von der jeweiligen Bundespartei einen Rechenschaftsbericht, der aus Teilberichten aller Gliederungen besteht und für dessen Richtigkeit und Gesetzeskonformität der Bundesschatzmeister und der Bundesvorsitzende die Gesamtverantwortung tragen. Die Bundespartei ist auf der Grundlage der Bundessatzung verpflichtet, hierzu geeignete Verfahrensvorschriften zu erlassen. 

In den Rechenschaftsbericht der Gesamtpartei sind die Rechenschaftsberichte jeweils getrennt nach Bundesverband und Landesverband sowie die Rechenschaftsberichte der nachgeordneten Gebietsverbände je Landesverband aufzunehmen. Die Landesverbände und die ihnen nachgeordneten Gebietsverbände haben ihren Rechenschaftsberichten eine lückenlose Aufstellung aller Zuwendungen je Zuwender mit Namen und Anschrift beizufügen. Der Bundesverband hat diese Aufstellungen zur Ermittlung der jährlichen Gesamthöhe der Zuwendungen je Zuwender zusammenzufassen. Die Landesverbände haben die Teilberichte der ihnen nachgeordneten Gebietsverbände gesammelt bei ihren Rechenschaftsunterlagen aufzubewahren.

Die Gliederungen sind gehalten, ihre Buchhaltungsunterlagen mindestens vierteljährig (größere Verbände gerne auch monatlich) beim Liberalen Parteiservice in Bonn einzureichen. Dieses sogenannte Buchhaltungsintervall sichert einen steten und zeitnahen Beleg- und Bearbeitungsfluss im Buchungszentrum und verhindert insbesondere zum Jahresende des lfd. Rechenschaftsberichtsjahres bzw. Jahresanfang das Bearbeitungsstaus von mehreren Wochen entstehen. Eine zeitnahe Zusendung der Zuwendungsbestätigungen an Mitglieder und Spender könnte bei Einhaltung der Abgabeintervalle gewährleistet werden.

Welche Belege müssen eingereicht werden?

Die Gliederungen werden gebeten, alle Buchhaltungsunterlagen des jeweiligen Rechnungsjahres sortiert und ggf. vorkontiert einzureichen. Dazu gehören alle Bankbelege, Rechnungen, Kassenbuchseiten und sonstige Unterlagen. Bei Lastschrifteinzügen ist zudem erforderlich, dass die Einzüge entsprechend den jeweiligen Personen zugeordnet werden können. Die Originalbelege werden nach der Verbuchung originalersetzend digitalisiert, so dass es hilfreich ist, dass die Belege nicht getackert sind. Kleine Belege bzw. Quittungen sollten auf ein DIN A4 Papier aufgeklebt werden.

Das Funktionsträger-Portal

Das Funktionsträger-Portal bietet den Schatzmeistern die Möglichkeit, auf die verbuchten Unterlagen zuzugreifen. Zudem haben sie Zugang zu der aktuellen Mitglieder- und Beitragsverwaltung. Innerhalb des Funktionsträgerportals können die Funktionsträger jederzeit Mitglieder- als auch Finanzberichte auf- und abrufen und zudem Änderungen innerhalb der Mitgliederverwaltung eigenständig vornehmen. Die Zugangsdaten für Schatzmeister und Vorsitzenden der Gliederungen können beim Liberalen Parteiservice bezogen werden.

Beitrags- und Spendenerfassung / - Prüfung

Nach der vollständigen Verbuchung der Jahresunterlagen erhalten die Mitglieder einmal im Jahr ihre Zuwendungsbestätigung für ihre gezahlten Mitgliedsbeiträge, wenn der Beitrag gleich dem Beitrags-Soll des Jahres entspricht.

Der Liberale Parteiservice prüft unter Beachtung des Parteiengesetzes alle eingehenden Spenden auf allen Gliederungsebenen.

Weiterhin ermittelt LiPS die gemäß Parteiengesetz "meldepflichtigen Vorgänge".
Dies sind u.a.:

- ad-hoc-Veröffentlichung bei Spenden über 50.000,00 €
- Ausweis im Rechenschaftsbericht aller Zuwendungen (Beiträge, Mandatsträgerbeiträge und Spenden), die im Rechenschaftsberichtsjahr 10.000 € übersteigen.

Die weitere Spendenprüfung erstreckt sich auf die gemäß § 25 PartG erlangten Spende wg. Annahmeverbot:

- z.B. Barspenden über 1.000 € / Jahr
- Spenden aus Nicht-EU-Ländern
- Anonyme Spenden über 500,00 Euro

    Der Liberale Parteiservice ermittelt zudem die neue postalische Anschrift von nicht zustellbaren Zuwendungsbestätigungen. Neben der Kontaktaufnahme zu dem Mitglied via E-Mail, sofern verfügbar, und der Absprache mit dem zuständigen Verband vor Ort, erfolgt dies als letztes Mittel via Anfrage über das Einwohnermeldeamt.

    Freiwilliger zentraler Beitragseinzug

    Der Liberale Parteiservice bietet seit dem 1.1.2018 den beitragserhebenden Gliederungen an, ihre Mitgliedsbeiträge für sie aus dem Buchhaltungssystem zu administrieren. Die Einzüge und Überweisung der Mitgliedsbeiträge der teilnehmenden Untergliederungen erfolgen auf ein zentrales Beitragskonto, um allen gesetzlichen Anforderungen an ein SEPA-Mandat zu erfüllen. Von diesem Beitragskonto werden den teilnehmenden Gliederungen die vereinnahmten Mitgliedsbeiträge unverzüglich auf ihr Gliederungskonto überwiesen.

    Zu den Leistungen des freiwilligen zentralen Beitragseinzuges gehört auch, dass die Mitglieder zu Jahresbeginn eine Beitragsrechnung erhalten, bei der die Mitglieder zudem auf die jeweiligen Fälligkeitsdaten für den Einzug bzw. Überweisung hingewiesen werden.

    Die Mitglieder, deren Verbände am freiwilligen zentralen Beitragseinzug teilnehmen, erhalten zu Beginn des Jahres eine Jahresbeitragsrechnung. Der Einzug der Beiträge erfolgt jeweils zum 6. eines Monats des fälligen Beitragseinzuges. Nach erfolgtem Einzug überweist LiPS den eingezogenen Betrag auf das Konto der teilnehmenden Gliederungen, wobei im Falle von Rücklastschriften (z.B. Widerspruch / fehlende Kontodeckung) diese Kosten in Abzug gebracht werden.

    Die Mitgliedsbeiträge werden nach erfolgtem Einzug automatisch im Buchhaltungssystem verbucht. Die Quittierung der Mitgliedsbeiträge erfolgt unmittelbar nach dem die Jahresbeitragszahlung vollständig geleistet wurde.

    Mahnverfahren Beiträge nach freiwilligem zentralem Beitragseinzug

    Neben der administrativen Umsetzung der Beitragsverwaltung übernimmt der Liberale Parteiservice auch das Mahnverfahren für die ausstehenden Mitgliedsbeiträge. Säumige Mitglieder werden dann gemäß den Vorgaben der Finanz- und Beitragsordnung an die Zahlung ihrer Beiträge erinnert bzw. mindestens zwei Mal angemahnt, bevor - falls gewünscht – mit der 3. Mahnung das gerichtliche Mahnverfahren angekündigt und dann bei fruchtloser 3. Mahnung, nach Abstimmung mit der Gebietsgliederung, dann auch eingeleitet wird. Die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und das dazugehörige Mahnwesen ist insbesondere dann wichtig, sofern Gliederungen gemäß § 11– „Beendigung der Mitgliedschaft durch Unterlassung der Beitragszahlung“ – also ein Austrittsverfahren gegen beitragssäumige Mitglieder einleiten möchten.

    Rechnungslegung satzungsgemäßer Umlagen

    Der Liberale Parteiservice administriert für die Bundespartei  und für die Landesverbände die monatliche Mitgliederumlage sowie die jährliche Kampagnenumlage, die Verbände für ihre Mitglieder an die Bundespartei  gemäß Beitrags- und Finanzordnung abführen.

    Weitere Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem freiwilligen zentralen Beitragseinzug

    In Abstimmung mit der beitragserhebenden Gliederung übernimmt der Liberale Parteiservice folgende weitere Dienstleistungen.

    - Versand des SEPA-Lastschriftmandates
    - Versand der monatlichen, vierteljährlichen, halbjährlichen und jährlichen Beitragsrechnungen per eMail

    Andrea Rötzel

    Dipl. Volkswirtin

    Andrea

    Rötzel

    Rechenschaftslegung, Gesamtpartei, Konsolidierung, Supervision

    Tel. 0228 - 547 380

    Marco Hommelsheim

    Marco

    Hommelsheim

    Leitung Verbuchung Bezirks-, Kreis-, Ortsverbände, zentrale Beitragsverwaltung, Schulungen

    Tel. 0228 - 547 288

    Gabriele Beerendonk

    Gabriele

    Beerendonk

    Buchhaltung Landes-, Bezirks-, Kreis- und Ortsverbände

    Tel. 0228 - 547 221

    Jürgen Buchmüller

    Jürgen

    Buchmüller

    Buchhaltung Landes-, Bezirks-, Kreis- und Ortsverbände

    Tel. 0228 - 547 223

    Joachim Grigat

    Joachim

    Grigat

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    Mitarbeiter-Dummy

    Elke

    Barth

    Buchhaltung OV, KV, BV, Konsolidierung, Zuwendungsprüfung und Quittungswesen, Beitragsverwaltung, Schulungen/Schatzmeisterkonferenzen

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    Margarete Wolff

    Margarete

    Wolff

    Buchhaltung OV, KV, BV, LV, Schulungen/Schatzmeisterkonferenzen

    Tel. 0228 - 547 380

    Vitali Cehovski

    Vitali

    Cehovski

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    Tel. 0228 - 547 250

    Koczulla

    Renate

    Koczulla

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    Tel. 0228 - 547 380

    Marion Drenk

    Marion

    Drenk

    Buchhaltung Landesverbände

    Tel. 0228 - 547 244